Fundamentos de la gestión del dinero

Antes de empezar a ganar dinero, debe saber cómo aceptar pagos, configurar el crédito y las condiciones de pago y gestionar su dinero. Este tutorial le ayudará. Nota del editor: este artículo es un extracto de 202 servicios que puede vender por gran dinero.

Recibir pagar y gestionar dinero puede ser un reto porque, además de los clientes, el flujo de efectivo y una buena gestión de la cuenta son factores que mantienen su negocio en funcionamiento. Así, incluso si opta por contratar un contador o un contador para gestionar sus libros, recibir el pago a tiempo y a tiempo y entender la gestión del dinero debería ser una prioridad. Todavía tendrá que estar familiarizado con los principios y actividades básicas de contabilidad y gestión de dinero, como entender el crédito, leer los extractos bancarios y las declaraciones de impuestos y comprender las cuentas a cobrar y pagar. También debería considerar cuidadosamente las opciones de pago que ofrece a sus clientes para sus compras, como efectivo, cheques, tarjetas de débito, tarjetas de crédito y opciones de pago online, así como especificar las condiciones de pago y los reembolsos en caso de impago.

Abrir una cuenta bancaria

Después de elegir un nombre y registrar su empresa, debe abrir una cuenta bancaria empresarial. Crear una cuenta bancaria empresarial es fácil. Comience por elegir el banco con el que desea trabajar, piensa en un pequeño proyecto y llama para pedir cita para abrir una cuenta. Esto es. Sin embargo, asegúrese de llevar su identificación personal cuando vaya, así como el nombre de su empresa y los documentos de registro de la licencia comercial, ya que estos documentos suelen ser necesarios para abrir una cuenta bancaria empresarial. El siguiente paso será financiar su cuenta nueva (incluso 100 dólares es suficiente). Si tiene un buen crédito, también debería pedir al banco que adjunte una línea de crédito a su cuenta, lo que puede resultarle útil a la hora de comprar un negocio o durante las caídas de ventas para cubrir los gastos. Por lo general hasta la reanudación del trabajo. Además, asegúrese de preguntarle sobre las cuentas comerciales de tarjetas de crédito, las cuentas de débito y otros servicios para pequeñas empresas.

Contabilidad financiera

A la hora de preparar tus libros financieros, tienes dos opciones: hacerlo tú mismo o contratar un contable o contador. Es posible que desee mantener sus propios libros y contratar un contable para preparar estados financieros y declaraciones de impuestos. Si elige mantener sus propios libros, asegúrese de comprar software de contabilidad como Quickbooks o Quicken, ya que son fáciles de utilizar y hacen que la contabilidad sea casi relajante. La mayoría del software de contabilidad le permite crear facturas, realizar un seguimiento de los saldos de las cuentas bancarias y de la información de la cuenta empresarial y realizar un seguimiento de las cuentas a pagar ya cargo.

Si no está seguro de sus habilidades contables, incluso con el software de contabilidad, es posible que desee contratar un contable para hacer los libros mensualmente y un CPA para revisar los libros trimestralmente y preparar las declaraciones comerciales finales del año y las declaraciones de impuestos. Para encontrar un contador o un contador en su zona, póngase en contacto con el Instituto Americano de Contables Públicos Certificados o la Sociedad Americana de Profesionales de Contabilidad. En Canadá, puede contactar con los contables colegiados canadienses o con el Instituto Canadiense de contables. Si sólo está limpiando ventanas los fines de semana para obtener ingresos adicionales, realmente no necesita software de contabilidad ni servicios de contabilidad. Basta con invertir en el libro mayor básico y registrar todos los gastos y ventas de su negocio. Puesto que eres un fan de hacerlo tú mismo, es importante utilizar un enfoque de sentido común a la hora de calcular cuánto debes invertir en tu negocio con los ingresos y beneficios esperados. Recuerde también mantener todos los registros comerciales y fiscales en un lugar seco y seguro durante un máximo de siete años. Éste es el tiempo máximo que el IRS y la Agencia Tributaria de Canadá pueden solicitar información sobre los ingresos y los gastos anteriores de la empresa.

Acepte dinero en efectivo, cheques y tarjetas de débito

En el entorno empresarial altamente competitivo actual, es necesario ofrecer a los clientes una variedad de métodos de pago, tales como efectivo, débito, crédito y efectivo electrónico. Existe un coste para visualizar estas opciones de pago: comisiones de cuenta, comisiones de transacción, alquiler de equipos y comisiones de comerciante, en función de un porcentaje del valor total de las ventas. Pero estas tarifas deben considerarse el coste de hacer negocios en el siglo XXI. Sin embargo, puede reducir costes comprando el mejor servicio al mejor precio. No todos los bancos, cuentas comerciales y servicios de procesamiento de pagos se crean iguales y las tarifas varían mucho. También puede consultar con asociaciones de pequeñas empresas como la Cámara de Comercio para ver si ofrecen descuentos para los socios; No son extraños ahorros de hasta un 2% en comisiones comerciales de tarjetas de crédito. Recuerde que los consumidores esperan opciones cuando pagan sus compras y, si decide no ofrecer estas opciones, puede esperar ver menos ventas.

El efectivo es la principal forma de pago, lo cual es excelente porque es líquido y no  requiere tiempo de procesamiento. Tan pronto como ingrese el dinero, puede usarlo para pagar facturas e invertir en la construcción de su negocio para aumentar los ingresos y las ganancias. La principal desventaja es que el efectivo es riesgoso porque puede ser robado o perdido. En tales casos, el cobro de la compañía de seguros sin papel puede ser difícil. Incluso si no desea recibir efectivo, hay personas que pagan en efectivo, así que acostúmbrese a hacer depósitos bancarios diarios durante el día. También invierta en una caja fuerte de buena calidad para guardar dinero cuando no pueda ir al banco.

 Si tiene un negocio de servicios, una de las formas más populares de pagar los servicios es con cheque. Debe tomar precauciones para asegurarse de que no lo escudriñen, especialmente cuando se trata de nuevos clientes. Pida una identificación con foto y escriba el número de licencia de conducir del cliente en el cheque. Si el monto del cheque excede algunos cientos de dólares, pídale al comprador que endose el cheque o pague con un giro postal, especialmente si el cliente es nuevo en su negocio. Además, acostúmbrese a verificar las fechas y los montos en dólares para asegurarse de que sean correctos. Muchas veces me han pillado con fechas y montos en dólares incorrectos, y un simple error puede demorar mucho tiempo en recibir un nuevo cheque. Las tarjetas de débito son otra opción, pero debe comprar o alquilar una terminal de tarjeta de débito para aceptarlas. La mayoría de los bancos y cooperativas de crédito ofrecen instalaciones y servicios de tarjetas de débito a clientes comerciales. El equipo de procesamiento le costará alrededor de $

0 por mes para una terminal de línea fija y alrededor de $ 100 por mes para una terminal de teléfono celular, más el costo de una línea telefónica o servicio de telefonía celular. Además, el banco cobra una tarifa y debe pagar una tarifa de transacción por  cada  transacción con tarjeta de débito, que oscila entre 10 centavos y 50 centavos por transacción, dependiendo de variables como el valor del dólar y la frecuencia de uso.

Abrir una cuenta comercial con una tarjeta de crédito

Muchos consumidores han reemplazado completamente el papel moneda con plástico para comprar bienes y servicios. De hecho, permitir que los clientes paguen sus compras con tarjeta de crédito suele ser esencial para el éxito. Esto es especialmente cierto si planea hacer negocios en línea, ya que las tarjetas de crédito y el dinero electrónico se utilizan para casi todas las ventas y transacciones financieras en línea. Si desea ofrecer opciones de pago con tarjeta de crédito a sus clientes, debe abrir una cuenta comercial de tarjeta de crédito. Para comenzar, visite su banco o cooperativa de crédito, o comuníquese con un intermediario de cuentas comerciales, como 1st American Card Service, Cardservice International o Merchant Account Express, para obtener información sobre cómo abrir una cuenta. Mientras su informe crediticio sea sólido, encontrará  pocos obstáculos. Si tiene mal crédito, es posible que tenga problemas para abrir una cuenta comercial o que tenga que pagar un pago inicial grande. Si aún no tiene éxito, su siguiente mejor opción es abrir una cuenta con un proveedor de servicios de pago en línea, que se analiza en la siguiente sección.

Hay muchos beneficios al abrir una cuenta con un comerciante de tarjetas de crédito que acepta pagos con tarjeta de crédito. De hecho, los estudios han demostrado que los comerciantes que aceptan tarjetas de crédito pueden aumentar las ventas hasta en un 50 por ciento. Sin mencionar que puede aceptar pagos con tarjeta de crédito en línea, por teléfono, por correo y en el sitio, y vender servicios a plazos al obtener permiso para cargar la tarjeta de crédito de su cliente mensualmente o por acuerdo. Por supuesto, todos estos beneficios tienen un costo, especialmente cuando considera que debe pagar una tarifa de solicitud, una tarifa de configuración, comprar o arrendar equipos y software de procesamiento, pagar tarifas administrativas y de estado de cuenta, y pagar tarifas de procesamiento y transacción. oscilando entre el 2 y el 8 por ciento de las ventas totales. Nuevamente, estas tarifas deben considerarse un costo de hacer negocios.

Servicios de pago en línea

Los servicios de pago en línea permiten a las personas y empresas cambiar divisas electrónicamente a través de Internet. Estos servicios son muy populares entre los consumidores y comerciantes. PayPal es uno de los servicios de pago en línea más populares con más de 0 millones de miembros en 5 países y ofrece servicios de cuentas personales y comerciales. Ambos tipos de cuenta permiten transferencias de dinero electrónico entre miembros, pero solo la cuenta de comerciante permite a los comerciantes aceptar pagos con tarjeta de crédito por bienes y servicios. La ventaja de los servicios de pago en línea es que son rápidos, fáciles de usar y económicos, independientemente de su puntaje de crédito o volumen de ventas esperado, y puede aceptar pagos de cualquier cliente con una cuenta de correo electrónico. Puede depositar dinero directamente en su cuenta, hacer que le escriban un cheque y lo envíen por correo, o dejar dinero en su cuenta para usarlo con una tarjeta de débito. El único inconveniente real es que la mayoría de los servicios remiten a sus clientes a su sitio web para completar la transacción. Esto puede confundir a las personas que en algunos casos abandonan la compra. Sin embargo, las ventajas de los servicios de pago en línea superan con creces las desventajas.

Confirmación de las condiciones de pago

Cada propietario de una pequeña empresa también debe crear condiciones de pago. Si bien es cierto que desea estandarizar sus métodos de pago, también debe ser lo suficientemente flexible para satisfacer las necesidades individuales de sus clientes. La confirmación de las condiciones de pago incluye depósitos, cuotas y extensiones de crédito. Antes de entregar un servicio o producto, es importante acordar términos de pago claros y por escrito con los clientes. Sus términos de pago deben estar impresos en sus formularios de estimación, incluidos en contratos formales y órdenes de trabajo, e impresos en facturas finales y mensuales para asegurar depósitos

Si tiene un negocio de servicios, debe adquirir el hábito de pedir a los clientes un depósito antes de prestar el servicio, especialmente si el trabajo implica la venta de productos prepagos. En este caso, el depósito debe ser al menos igual al valor de los materiales. Si solo está brindando mano de obra, intente asegurar un depósito de al menos un tercio a la mitad del valor total del contrato antes de brindar los servicios. Su pedido o contrato debe indicar claramente la información del depósito. La información sobre pedidos o contratos cancelados y su política de reembolso también debe estar en sus formularios. Proporcionar un depósito de seguridad es la mejor manera de garantizar que al menos los costos básicos estén cubiertos si el cliente finaliza el trabajo o el contrato. pagos progresivos

Las tarifas por adelantado también son una forma de asegurarse de que no se está sometiendo a un riesgo financiero. La clave del éxito de los pagos anticipados es el acuerdo previo del contrato y las condiciones de pago. Acordar la deuda en las diferentes etapas del proyecto. Puede usar porcentajes para calcular las tarifas de progreso, como un depósito del 25 %, un 25 % al momento de la entrega de ciertos materiales, un 25 % al momento de la finalización sustancial y el saldo al momento de la finalización o dentro de los 30 días posteriores a la finalización. O puede acordar cuotas más específicas en función de indicadores relacionados con la obra específica, el trabajo o el alcance de los servicios prestados. Independientemente del sistema que utilice, los pagos a plazos para trabajos más grandes pueden reducir significativamente su riesgo financiero.

Extensión de crédito

En la mayoría de los casos, no hay necesidad de extender el crédito al consumidor a menos que esté ofreciendo un servicio como el control de plagas que se factura mensualmente o un contrato grande que se completa en etapas. Como regla general, el pago debe realizarse en su totalidad al final de la transacción. Pero en un negocio comercial, los clientes comerciales generalmente desean algún tipo de crédito en una cuenta rotativa, como 30, 60, 90 o, a veces, 120 días después de que se envía un producto o se realiza un servicio. Idealmente, desea pagar lo antes posible, por lo que puede ofrecer un descuento del 2 por ciento si paga sus facturas dentro de una semana. Y si extiende el crédito, asegúrese de hacer una verificación de crédito primero, especialmente si hay grandes cantidades de dinero en juego. Hay tres agencias principales de informes crediticios en los Estados Unidos y Canadá: Trans Union, Equifax y Experian. Las tres agencias de crédito compilan y mantienen archivos de crédito para casi todas las personas, empresas y organizaciones que alguna vez solicitaron un préstamo.

Cobro de deudas

No importa qué tan diligente sea en la extensión del crédito del cliente, a veces no le pagarán a tiempo o en absoluto. ¿Qué puedes hacer para que te paguen? La primera regla general para pagar es mantener abiertas las líneas de comunicación con el cliente criminal y mantener la presión para que pague a través de llamadas telefónicas, cartas y visitas personales que no sean amenazantes. No puede asustar legalmente a los clientes para que le paguen, pero puede explicar por qué les conviene pagarle, es decir, para mantener su negocio, que la falta de pago podría afectar su calificación crediticia o que podría ser demandado. si no pagan.

Otra opción es contratar una empresa de cobro de deudas. Las empresas de cobro de deudas suelen cobrar un porcentaje del monto total adeudado, que puede llegar hasta el 50%. La Asociación de Profesionales de Crédito y Cobro es un buen punto de partida para encontrar una agencia de cobro. Su última opción es llevar la cuenta infractora a un tribunal de reclamos menores, pero recuerde que los tribunales de reclamos menores tienen límites sobre cuánto puede demandar en su estado o provincia, de $1,500 a $25,000. Las tarifas de presentación también varían según el estado y la provincia y deben pagarse por adelantado. Pero si ganas, los premios se sumarán al premio. En general, los propietarios de pequeñas empresas que demandan a las personas por falta de pago generalmente se representan a sí mismos porque el monto potencial de la adjudicación suele ser pequeño y no justifica los honorarios ni los costos de los abogados. Incluso si gana, es posible que no pague la cantidad especificada. Puede ganar el caso, pero para que le paguen, aún tiene que lograr que el acusado comparta las ganancias mediante decomiso o decomiso. Comuníquese con su tribunal local para obtener más información sobre los procedimientos de reclamos judiciales y las tarifas de presentación.

James Stephenson aporta sus 15 años de experiencia en pequeñas empresas, marketing y ventas para reservar. Ha fundado y administrado varios negocios caseros exitosos y es el autor de Ultimate Starter Directory, Ultimate Guide to Small Business Marketing y la serie 202.